Prospectiva de los sistemas gestores de documentos

homenaje a Pedro Manuel Díaz Ortuño

Resumen

Este estudio examina la evolución y perspectivas de los sistemas de gestión documental (SGD) en el marco de la transformación digital. Analiza la integración de la gestión documental en los procesos organizativos, conforme a las normas ISO 15489 e ISO 16175, que garantizan autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos. Se describen las fases del ciclo de vida documental —captura, clasificación, retención, preservación y acceso— y la función de los SGD en la mejora de la eficiencia, trazabilidad y cumplimiento normativo. El estudio compara las soluciones de software abierto y propietario, valorando su grado de flexibilidad, personalización y soporte técnico. En la parte final, el autor concluye que los gestores documentales abiertos, como Alfresco, OpenKM y OpenProdoc, ofrecen una sólida base para la implantación de políticas de gestión documental interoperables y sostenibles, al tiempo que promueven la transparencia, la colaboración y la preservación digital a largo plazo en las organizaciones.