Prospects for document management systems
tribute to Pedro Manuel Díaz Ortuño
Abstract
This study examines the evolution and future prospects of Document Management Systems (DMS) within the framework of digital transformation. It analyzes the integration of document management into organizational processes in accordance with ISO 15489 and ISO 16175 standards, which ensure the authenticity, integrity, and availability of documents. The phases of the document life cycle—capture, classification, retention, preservation, and access—are described, as well as the role of DMS in enhancing efficiency, traceability, and regulatory compliance. The study compares open-source and proprietary software solutions, assessing their degree of flexibility, customization, and technical support. In its final section, the author concludes that open-source document managers such as Alfresco, OpenKM, and OpenProdoc provide a solid foundation for implementing interoperable and sustainable document management policies, while promoting transparency, collaboration, and long-term digital preservation within organizations.
Downloads
Metrics
-
Abstract30
-
PDF (Español (España))27
References
AIIM. (2021). What is Enterprise Content Management (ECM)? https://www.aiim.org/resources/glossary/enterprise-content-management
Alfresco Docs. (2022). https://docs.alfresco.com
Alfresco Connect. (2022). https://hub.alfresco.com
Bustelo Ruesta, Carlota. (2011). Los grandes temas relacionados con la gestión de documentos: Desafíos y oportunidades. El profesional de la información, 20(2), 129-134. https://doi.org/10.3145/epi.2011.mar.01
Hierro, Joaquín. (2021). Índice Ayuda OpenProdoc. https://jhierrot.github.io/openprodoc/help/ES/HelpIndex.html
Hierro, Joaquín. (2018). Introducción a los gestores documentales con OpenProdoc. https://jhierrot.github.io/openprodoc/Docs/Introducci%C3%B3nG.D.OpenProdoc.pdf
Hierro, Joaquín. (2021). OpenProdoc: gestor documental. Preguntas Frecuentes. https://jhierrot.github.io/openprodoc/FAQ_ES.html
OpenKM. (2022). Blog de OpenKM. https://www.openkm.com/es/blog
OpenKM. (2022). Documentación de OpenKM 7.1. https://docs.openkm.com/kcenter/view/okm-7.1/
Pastor Bermúdez, Andrés. (2020). El repositorio, dónde viven los documentos electrónicos. En: Bustos Pretel, Gerardo. La gestión del documento electrónico (2ªed.). Madrid, Wolters Kluwer, 619-633.
European Knowledge Center for Information Technology (EKCIT)/ tic.PORTAL (2022). Guía de Gestión Documental: toda la información esencial. https://www.ticportal.es/guias/guia-gestion-documental
UNE-ISO 16175-1:2021 (2021). Información y Documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios. Madrid: Asociación Española de Normalización.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Las obras que se publican en esta revista están sujetas a los siguientes términos:
1. El Servicio de Publicaciones de la Universidad de Murcia (Editum) conserva los derechos patrimoniales ('copyright') de las obras publicadas, y favorece y permite la reutilización de las mismas bajo la licencia de uso.
2. Las obras se publican en la edición electrónica de la revista bajo la licencia Creative Commons Atribución Internacional CC BY 4.0. Se puede copiar y redistribuir el material en cualquier medio o formato y remezclar, transformar y crear a partir del material para cualquier finalidad, incluso comercial.
